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Cas client : un audit interne de processus pour un cabinet d’avocats parisien

audit process

Le cabinet Boursier est un cabinet d’avocats parisien spécialisé en droit des sociétés et en responsabilité commerciale auprès des entreprises. Créé il y a trente ans par Catherine Boursier, il compte huit collaborateurs. Ses liens avec le cabinet Rougagnou sont anciens : pendant de nombreuses années, Maître Boursier a recommandé à ses propres clients l’expertise du cabinet en tant qu’expert-comptable et commissaire aux comptes, avant de devenir elle-même sa cliente en août 2020. C’est donc naturellement aux compétences du cabinet Rougagnou qu’elle a fait appel pour réaliser un audit interne de processus, dans un contexte bien particulier.

L’audit d’un processus interne stratégique

C’est à l’occasion d’un problème de procédure rencontré par l’un de ses clients que Maître Boursier s’est interrogée sur ses processus internes. Chez son client, le départ du comptable maison a révélé d’importants manquements procéduraux concernant la facturation et la validation des paiements, avec des conséquences sérieuses sur le fonctionnement de l’entreprise. « J’ai subi un électrochoc. Cette situation m’a poussée à balayer devant ma porte. Je me suis demandé : “Mais au fait, comment ça se passe chez nous ?” Et j’ai contacté le cabinet Rougagnou, mon expert-comptable attitré, pour un audit de process concernant la facturation et les paiements. »

Les solutions mises en place par le cabinet Rougagnou

Une fois son audit réalisé, le cabinet a fait une série de préconisations : faire le point sur l’existant, mettre en place un processus plus transparent, puis actionner les leviers pour optimiser la gestion du budget et de la trésorerie.

Le point sur l’existant. Il s’agissait avant toute chose de répondre aux questions suivantes : qui dispose de quels droits en matière de facturation ? Qui valide les devis et les factures ? Qui effectue les paiements ? À cette occasion, Maître Boursier s’est aperçue qu’elle n’avait que très peu de contrôle sur le processus notamment des achats en ligne, qu’elle ne pouvait « même pas commander des stylos toute seule », n’ayant pas accès au code de la carte bancaire du cabinet.

La mise en place d’un processus plus transparent. Le cabinet a mis en place des codes d’accès et de paiement pour toutes les commandes de base, en confiant à Maître Boursier le rôle d’administratrice. Ces codes ont été sauvegardés et stockés par le cabinet Rougagnou sur un serveur crypté, dans ses bureaux, afin de pallier une éventuelle absence de l’administratrice. Ce nouveau processus faisait passer tous les paiements par Catherine Boursier, de façon à garantir la traçabilité des entrées et des sorties d’argent via un circuit d’achat formalisé et contrôlé fiscalement (piste d’audit fiable).

L’optimisation des processus de gestion du budget et de la trésorerie. Au-delà de l’aspect sécuritaire, le cabinet s’est attaché à optimiser les processus :

  • Pour une meilleure gestion du budget dédié aux fournitures, via la mise en concurrence des fournisseurs. Il ne s’agissait pas d’acheter moins de matériel, mais de commander mieux et plus ciblé, grâce à un examen rigoureux des devis en amont.
  • Pour rationaliser la trésorerie, en mettant en place un contrôle plus strict des paiements, des encaissements et des relances. L’audit a permis au cabinet de constater un écart notable entre les délais de paiement des clients (jusqu’à 200 jours de retard) et ceux du règlement des fournisseurs (payés à 15 jours). La mise en place d’une méthodologie de relance client (un point toutes les deux semaines et des appels systématiques aux clients en retard) et d’une procédure plus rigoureuse de gestion des notes de frais (des dépenses répertoriées à un rythme mensuel) a permis au cabinet Boursier d’améliorer nettement sa trésorerie : celle-ci est passée de 75 000 € à 300 000 € par mois.

Désormais, une collaboratrice du cabinet d’avocats veille au bon respect des nouveaux processus. Elle fait régulièrement le point sur les relances et interroge les fournisseurs. Elle s’assure enfin que Maître Boursier soit au courant de tout et qu’elle valide chaque paiement.

Les atouts du cabinet Rougagnou

Au fil de leurs nombreuses collaborations auprès de clients communs, Maître Boursier a pu témoigner des compétences du cabinet Rougagnou. À l’occasion de cet audit interne, elle a pu constater, aussi, la pertinence de ses conseils et sa réactivité. D’une part, parce que « tous les process ont été mis en place en moins d’un mois », souligne l’intéressée. D’autre part, parce que le cabinet est allé au-delà de ses prérogatives, en optimisant les processus et en répondant à des problématiques que sa cliente ne pensait pas avoir, par exemple la mise en place d’une surveillance de son compte « clients ».

Au final, grâce à cet audit interne, l’intervention du cabinet a permis une gestion plus sereine des paiements et une meilleure visibilité en matière de trésorerie. Une démarche gagnante à tous points de vue, que les sociétés devraient systématiquement entreprendre, selon Maître Boursier. « Toute PME/PMI devrait lancer un audit de process pour déceler d’éventuelles failles et les corriger au plus tôt. Aujourd’hui, je sais que mes opérations sont sécurisées et que ma trésorerie correspond au travail effectué. Résultat : je dors bien mieux ! »

 

Merci à Maître Catherine Boursier pour le temps qu’elle nous a consacré.

 

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